Acesso do Cliente ao Portal
| Funcionalidade | Convidar as pessoas das empresas clientes para o portal, acompanhar quem acessa cada empresa, encerrar acessos, pausar o portal de uma empresa e socorrer o cliente que esqueceu a senha |
| Para quem | Os dois: o escritório administra; o cliente final aceita o convite e, se for gestor, convida os colegas |
| Precisa de qual acesso | Ver quem acessa: administradores, contador responsável, auditor e o analista da carteira. Convidar, alterar, encerrar acesso e socorrer: administradores, contador responsável e o analista da carteira. Pausar e reativar o portal de uma empresa: administradores e contador responsável. No portal, só quem é gestor da empresa vê a lista, convida e encerra acessos |
| Atualizado em | 2026-09-14 |
Para que serve
Hoje o documento do cliente chega por WhatsApp e por e-mail, e ninguém sabe dizer quem mandou, quando chegou nem quem abriu. O portal resolve isso, mas só se cada pessoa do cliente entrar com a própria conta. Esta funcionalidade é a porta: o escritório convida quem responde pela empresa, essa pessoa convida os colegas, e o escritório continua podendo incluir, trocar o perfil, encerrar o acesso e socorrer qualquer pessoa, sem depender de ninguém.
O escritório administra o acesso e nunca a senha. Não existe, em lugar nenhum do sistema, campo para o escritório definir ou ver a senha do cliente: quando o cliente esquece, o escritório manda o link, e quem escolhe a senha nova é o cliente. É isso que permite afirmar, depois, que foi o cliente quem enviou o documento.
Antes de começar
A empresa precisa estar cadastrada e ativa em Cadastros › Clientes. Empresa encerrada, ou com o portal pausado, não recebe convite.
1. O primeiro convite de uma empresa
Como chegar: Cadastros › Clientes, clique na empresa para abrir a ficha. A parte Acesso ao portal fica logo abaixo das carteiras.
O primeiro convite de uma empresa é sempre de gestor: a pessoa que responde pela empresa no portal. É ela que depois convida os colegas, sem precisar do escritório.
Passo a passo: convidar o gestor
- Na ficha da empresa, em Acesso ao portal, clique em Convidar o gestor.
- Preencha Nome e E-mail. O perfil já vem como Gestor.
- Confira o e-mail com o cliente pelo canal que vocês já usam. Convite no endereço errado é o jeito mais comum de um estranho receber acesso.
- Clique em Enviar convite.
Como saber que deu certo: aparece o aviso “Convite enviado para…”, e a pessoa passa a constar na lista da parte Acesso ao portal como Gestor · convite pendente.
O convite chega com o nome da empresa e o seu nome, e mais nada: sem CNPJ, sem regime, sem quem mais acessa. Ele vale por sete dias e funciona uma vez só.
2. Tela: quem acessa o portal, empresa por empresa
Como chegar: Configurações › Usuários & Permissões, aba Usuários dos clientes, por empresa.
A tela mostra as empresas que têm alguém convidado ou com acesso, cada uma com as suas pessoas. Quem trabalha por carteira vê só as empresas das suas carteiras. As empresas sem gestor vêm primeiro, porque são as que pedem ação.
| Campo ou coluna | O que significa |
|---|---|
| Portal ativo / Sem gestor / Portal pausado | Sem gestor: há gente acessando e ninguém do cliente que possa convidar ou encerrar acessos; convide um gestor. Portal pausado: ninguém da empresa entra até a reativação |
| Pessoa | Nome, e-mail e o estado da conta. “Acessa 2 empresas” quando a mesma pessoa está em mais de uma |
| Perfil | Gestor responde pela empresa e convida os demais; Operacional usa o portal e não convida ninguém |
| Vínculo | Convite pendente, com o prazo, ou Acesso ativo. Convite vencido aparece como “Convite vencido” |
| Último acesso | A última vez que a pessoa entrou no portal desta empresa. Ajuda a achar quem saiu da empresa e ninguém avisou |
| Convidada por | Quem convidou: alguém do escritório ou o gestor da empresa |
O que dá para fazer
| Botão ou ação | O que acontece | Quando usar |
|---|---|---|
| Convidar pessoa | Convite novo nesta empresa, com o perfil que você escolher, sem pedir ao gestor. O gestor ativo recebe um aviso | O sócio pediu por telefone o acesso de um funcionário |
| Editar acesso | Troca o perfil nesta empresa, e corrige nome e e-mail da pessoa | Promoção a gestor; e-mail digitado errado |
| Reenviar convite | Sai um convite novo, com mais sete dias, e o anterior para de valer na hora | O convite venceu ou caiu no spam |
| Cancelar convite | O convite para de valer. A conta fica, sem acesso | Convite mandado por engano |
| Remover acesso | Pede o motivo e encerra o acesso na hora: a pessoa é desconectada daquela empresa e avisada por e-mail | A pessoa saiu da empresa |
| Pausar portal | Pede o motivo. Ninguém da empresa entra, e quem estava conectado é desconectado | Encerramento de contrato, pendência comercial |
| Reativar portal | Os acessos voltam como estavam; cada pessoa entra de novo | Fim da pendência |
Socorro de acesso
Cada pessoa tem, na mesma linha, o bloco Socorro de acesso, com três botões. Nenhum pede nem mostra senha.
| Botão | O que a pessoa recebe | Quando usar |
|---|---|---|
| Redefinir senha | Um e-mail com o link para ela criar uma senha nova, válido por 30 minutos | “Esqueci a senha” |
| Reiniciar segundo fator | Nada por e-mail agora. Na próxima entrada, em qualquer navegador, o código vai de novo para o e-mail dela | Trocou de celular ou de computador, ou suspeita de que alguém usou o navegador dela |
| Desbloquear | Pode tentar entrar de novo imediatamente | Errou a senha várias vezes e ficou bloqueada. O bloqueio do endereço de onde vieram as tentativas continua valendo pelo prazo |
Passo a passo: o cliente liga dizendo que esqueceu a senha
- Abra Configurações › Usuários & Permissões, aba Usuários dos clientes, por empresa.
- Busque pelo nome ou pelo e-mail da pessoa.
- No bloco Socorro de acesso dela, clique em Redefinir senha.
- Diga ao cliente que chegou um e-mail com o link, válido por 30 minutos, e que é ele quem escolhe a senha nova.
Como saber que deu certo: aparece o aviso “Link de senha nova enviado para…”.
Quando dá errado
| A mensagem diz | O que aconteceu | O que fazer |
|---|---|---|
| O primeiro acesso de uma empresa ao portal é de gestor. | Tentou convidar um operacional numa empresa sem ninguém | Convide primeiro quem responde pela empresa |
| Esta pessoa já tem acesso ou convite nesta empresa. | O e-mail já está nesta empresa | Para outro perfil, use Editar acesso; para outro prazo, Reenviar convite |
| A conta deste e-mail está desativada. | A pessoa teve a conta desativada | Reative a conta antes de convidar |
| Este e-mail é de uma pessoa do escritório. | Por enquanto, quem opera o escritório não recebe acesso ao portal de um cliente | Use outro e-mail da pessoa, se for o caso |
| O portal desta empresa está suspenso. | A empresa está com o portal pausado ou encerrada | Reative o portal antes de convidar |
| Diga o motivo. | Remover acesso e pausar o portal pedem motivo | Escreva o motivo. Ele fica para o escritório e o cliente não o vê |
| Já existe uma conta com esse e-mail. | Ao corrigir o e-mail, o endereço novo já é de outra conta | Confira o endereço: uma pessoa tem uma conta só |
3. Trocar o e-mail de uma pessoa do cliente
O e-mail é o que a pessoa usa para entrar. Ao trocá-lo em Editar acesso:
- o endereço antigo recebe um aviso da troca, que é onde um uso indevido seria notado;
- a pessoa é desconectada de todos os aparelhos e entra de novo com o e-mail novo;
- se ela ainda tinha convite pendente, um convite novo sai para o endereço novo, e o antigo para de valer.
O nome e o e-mail são da pessoa, e mudam em todas as empresas em que ela está. Por isso só consegue alterá-los quem alcança todas essas empresas.
O que a tela não faz, e por quê
- Não define nem mostra senha. Uma senha que o escritório conhece deixa de provar quem fez o quê. O socorro manda o link, e o cliente escolhe.
- Não entra no portal como o cliente. Para ver o que o cliente vê, use a ficha da empresa: é o mesmo dado, pela visão do escritório.
- Não apaga ninguém. Remover o acesso encerra o vínculo com a empresa; a conta e tudo o que a pessoa fez continuam registrados, em nome dela.
- Não deixa o gestor tirar o último gestor. Sem gestor, ninguém do cliente convida nem remove. O escritório pode remover o último gestor, e a empresa aparece como Sem gestor até alguém ser convidado.
- Não convida por WhatsApp. O convite é preso ao e-mail, que é também por onde vão o código e o link de senha.
- Não manda lembrete antes de o convite vencer, por enquanto. O convite vencido aparece na lista e se reenvia em um clique.
Perguntas que aparecem
O cliente disse que o convite não chegou.
Peça para procurar no spam, com o nome da empresa no assunto. Se não achar, use Reenviar convite: o anterior para de valer.
O sócio atende duas empresas conosco. Ele precisa de duas contas?
Não. Convide o mesmo e-mail nas duas empresas. Na segunda, ele confirma com a senha que já tem, e passa a escolher a empresa ao entrar.
Um funcionário do cliente saiu, e o gestor não removeu.
O escritório remove, com motivo, em Remover acesso. Vale na hora.
Mudamos os termos de uso. O que acontece?
Na entrada seguinte, cada pessoa do cliente precisa aceitar a versão nova antes de ver qualquer outra tela.
O que muda para o cliente final
Aceitar o convite
O convite chega por e-mail, com o nome da empresa e de quem convidou. Ao abrir o link, a pessoa passa por três passos, sem ver nada da empresa antes do fim:
- Crie a sua senha, com pelo menos 12 caracteres.
- Confirme que o e-mail é seu, com o código de seis números que chega no mesmo e-mail.
- Termos de uso e privacidade: lê e aceita.
No fim, entra direto no portal da empresa. Se fechar o navegador no meio, basta abrir o mesmo link: a página continua de onde parou. Quem já tem conta no Nexus, porque acessa outra empresa, não cria outra: confirma com a senha que já usa.
Entrar
A entrada é a mesma de sempre, com e-mail, senha e código. Quem acessa mais de uma empresa escolhe em qual entrar; para trocar, sai e entra de novo. Se o portal da empresa estiver pausado, a entrada mostra “O acesso desta empresa está pausado. Fale com sua contabilidade.”
Quem Acessa
No portal, o menu Quem Acessa mostra, para o gestor, as pessoas da empresa, com perfil, situação e último acesso. O gestor convida colegas como gestor ou operacional e encerra acessos, inclusive o próprio, desde que reste outro gestor. O operacional não vê a lista: cuida da própria conta em Sua conta.