Documentos


Funcionalidade	No escritório, os documentos de cada cliente, com publicação, pedidos, chegadas e protocolo; o drive do próprio escritório; e a área pessoal de cada pessoa da equipe. No portal, o cliente vê o que a contabilidade enviou, envia os documentos da empresa, abre, baixa e aceita, com comprovante de tudo
Para quem	Os dois: a equipe usa o menu Documentos; o cliente final usa “Seus documentos” no portal
Precisa de qual acesso	“Documentos do Cliente”: quem atende a empresa; publicar, pedir e retirar dependem do perfil. “Drive do Escritório”: cada pasta diz, por perfil, quem vê e quem guarda, e o administrador escolhe; ele vê e guarda em todas, e é o único que cria pasta e muda o acesso. A consulta de documentos de clientes é só de administradores. “Drive Pessoal”: toda pessoa da equipe. “Espaço da equipe”: só administradores. “Seus documentos”: toda pessoa do cliente com acesso ao portal; só o gestor aceita documento
Atualizado em	2026-09-19

Para que serve

Hoje o documento do cliente chega por WhatsApp e por e-mail, e ninguém sabe dizer quem mandou, quando chegou nem quem abriu. Em “Seus documentos”, cada envio, cada abertura, cada download e cada aceite fica registrado com o nome de quem fez e a hora: é o comprovante que responde, dos dois lados, “já resolvi?”.

“Drive Pessoal” é outra coisa: é o espaço de cada pessoa da equipe para guardar o que é só dela — uma planilha de controle, um rascunho, um modelo. Não é o drive: ninguém mais vê, e documento de cliente não deve ficar ali.

Parte 1 — “Documentos do Cliente”, no escritório

Como chegar: menu Documentos › Documentos do Cliente. A tela mostra a empresa que está no cabeçalho; para ver outra, troque a empresa lá em cima.

No topo, quatro números: os documentos do mês do cabeçalho, os pedidos em aberto e os vencidos nas empresas que você atende, e os documentos que já podem ser eliminados. Embaixo, três abas.

Aba “Drive da empresa”

Todos os documentos da empresa, de duas formas: por assunto (agrupados por departamento, como nas pastas) ou por competência (mês a mês). As duas mostram exatamente os mesmos documentos e o mesmo total; muda só o agrupamento. Documento permanente, como o contrato social, aparece no mês em que chegou, e não em todos os meses.

A busca encontra pelo nome, pelo assunto, pelo mês (08/2026) ou por quem enviou, sem precisar de acento. Os filtros de assunto, mês, origem e natureza valem para as duas formas ao mesmo tempo.

Lista ou grade. O botão Grade mostra o drive como pastas, como no explorador de arquivos: o departamento, dentro dele o assunto, depois o ano e o mês, e os documentos dentro do mês. O documento permanente fica direto no assunto. Dois cliques ou Enter abrem a pasta ou o documento; espaço seleciona; as setas andam entre os ícones; a trilha no alto leva de volta. Com busca, a grade mostra os documentos encontrados, sem as pastas. A seleção e os filtros valem nas duas formas, e a tela lembra a sua escolha neste aparelho.

Botão	O que faz
Abrir / Baixar	Abre no navegador ou salva o arquivo. Os dois entram no protocolo do documento
Baixar selecionados	Baixa de uma vez os marcados. Cada um entra no protocolo
Publicar no portal	Envia um documento para o cliente ver (veja abaixo)
··· › Substituir por nova versão	A versão nova toma o lugar; a anterior continua consultável, com o protocolo dela
··· › Protocolo	Quem enviou, publicou, abriu, baixou e aceitou, com a hora. Nenhuma linha é digitada: cada uma nasceu de um ato
··· › Ver a versão anterior	As versões do documento, da atual para a mais antiga
··· › Suspender sinalização	Em documento que já pode ser eliminado: deixa de sinalizar enquanto houver discussão
··· › Retirar de circulação	Tira do drive, com motivo obrigatório. O documento e o protocolo continuam na trilha

Passo a passo: publicar para o cliente

Clique em Publicar no portal.
Escolha o assunto e o mês. O mês já vem com o do cabeçalho.
Escolha o arquivo. Vários arquivos, como as fotos de uma nota, formam um documento só.
Marque quem recebe: gestor, operacional, ou os dois. Nenhum vem marcado.
Se o cliente precisa concordar, como num contrato, marque Exigir aceite do cliente.
Marque a confirmação do assunto e do mês e clique em Publicar.

Como saber que deu certo: a tela diz que o documento está em verificação. Enquanto isso, ele não aparece para ninguém, nem para o escritório; o aviso amarelo mostra quantos estão sendo conferidos. Quando a verificação termina, ele entra no drive, chega ao portal e o cliente é avisado. Se o arquivo não passar, a tela diz o motivo.

Aba “Solicitações”

O que foi pedido ao cliente e ainda não chegou, em todas as empresas que você atende. As vencidas vêm primeiro, em vermelho, com os dias de atraso. O pedido se fecha sozinho quando o documento chega e passa pela verificação: ninguém o marca como atendido. Nova solicitação pede com assunto, mês e prazo; Encerrar com motivo desiste do pedido, e o motivo aparece ao cliente. Embaixo, as atendidas recentemente, com o documento que fechou cada uma.

Aba “Chegadas”

O que entrou nas empresas que você atende. Em amarelo, o que ninguém do escritório abriu ainda; o destaque some quando alguém abre. Os filtros mostram só o não aberto, ou só o que o cliente enviou.

O que a tela não faz

Não existe “marcar como recebido”, “confirmar leitura” nem “excluir”. Abrir e baixar já registram; o que sai do drive sai por retirada, com motivo.
Não aceita pelo cliente. O documento que pede aceite fica “Aguardando aceite” até o cliente aceitar no portal.
Documento de natureza sensível (saúde ocupacional, sindical, remuneração de dirigente, rescisão) aparece na lista com a natureza, mas só abre para quem tem a permissão própria dela, nem o administrador escapa.

Mensagens que podem aparecer

Mensagem	O que fazer
Confirme o assunto e a competência antes de publicar.	Marque a confirmação depois de conferir os dois
Escolha quem recebe no portal: gestor, operacional, ou os dois.	Marque pelo menos um perfil
O arquivo ”…” não chegou. Confira a sua conexão e envie de novo.	A internet caiu no meio do envio; envie outra vez
”…” não passou na verificação e foi descartado: …	Gere o arquivo de novo e reenvie
Já existe uma pasta com esse nome neste departamento.	Escolha outro nome para a pasta
Diga por que o documento sai de circulação.	Escreva o motivo: ele fica na trilha
A verificação está demorando mais que o normal.	Nada a fazer: o documento aparece no drive quando ela terminar

Parte 2 — “Drive do Escritório”

Como chegar: menu Documentos › Drive do Escritório.

É o lugar dos documentos do funcionamento do próprio escritório: contratos com fornecedores, políticas, atas, modelos e as artes da marca. Não tem empresa e não aparece em portal nenhum. Guia, nota, folha e contrato social do escritório vão para “Documentos do Cliente”, na empresa do escritório, como os de qualquer cliente.

A aba Pastas do escritório mostra os departamentos à esquerda e as pastas de cada um — só as que você vê. Guardar arquivo, de dentro de uma pasta, já traz a pasta escolhida, e só funciona nas pastas em que você guarda. A busca procura em todas as pastas que você vê. As artes da marca (SVG, AI, PSD, CDR) só se baixam. O alternador Grade / Lista troca entre as pastas e a lista, por assunto ou por mês, e fica lembrado neste aparelho. Na grade, cada arquivo se marca pela caixinha ou com espaço, e Baixar selecionados baixa os marcados.

A consulta de documentos de clientes também alterna entre Lista e Grade; a grade mostra cada resultado como um cartão, com a empresa, o assunto e o mês.

Quem vê cada pasta

Cada pasta tem duas marcas por perfil: vê (abre e baixa) e guarda (também envia, substitui e retira). Quem não vê uma pasta não a encontra: nem na árvore, nem na busca, nem por um link direto. Por exemplo: o assistente vê “Modelos de proposta” e baixa o modelo, mas não o troca; “Contratos de trabalho” fica só para administradores.

Para o administrador:

Botão	O que faz
Nova pasta	Cria uma pasta no departamento aberto. Ela nasce vista só por administradores
Renomear	Troca o nome da pasta aberta. Não pode haver duas com o mesmo nome no mesmo departamento
Acesso	A tabela dos perfis, com “vê” e “guarda”. Marcar “guarda” marca “vê”; tirar o “vê” tira o “guarda”. Vale na hora e fica registrado

Pasta não muda de departamento e não se exclui: o que não serve mais sai por Retirar de circulação, arquivo por arquivo. Depois de renomear uma pasta, a exportação do drive mostra os arquivos antigos com o nome antigo da pasta: o nome vai junto do arquivo no armazenamento, no dia em que ele foi guardado.

Folha de pagamento, recibos e guias da equipe do escritório não ficam aqui: são da empresa do escritório, em “Documentos do Cliente”, onde valem a carteira e a permissão própria do dado sensível.

A aba Consultar documentos de clientes só existe para administradores. Ela busca em todas as empresas, por nome, empresa, departamento e mês, e só lê: abrir e baixar daqui entram no protocolo do documento com a marca “pela consulta de clientes”. Para publicar, substituir ou retirar, Ir ao drive troca a empresa do cabeçalho e leva à tela dela.

Parte 3 — “Seus documentos”, no portal do cliente

Como chegar: no portal, menu Documentos. A tela mostra só a empresa em que você entrou; para ver outra, troque a empresa no topo.

A tela tem três partes, nesta ordem:

O que falta enviar — o que a contabilidade pediu e ainda não chegou. O que passou do prazo vem primeiro, com a etiqueta “Venceu em…”.
O que chegou para você — guias, certidões e relatórios que a contabilidade enviou, os mais recentes primeiro. O que você ainda não abriu tem a marca Você ainda não abriu.
Seus documentos — tudo o que está guardado, por tipo de documento ou por mês, em lista ou em grade. As duas formas mostram os mesmos documentos; a tela lembra a sua escolha neste aparelho.

Passo a passo: enviar um documento

Clique em Enviar documento. Se for algo que a contabilidade pediu, clique em Enviar na linha do pedido: o tipo e o mês já vêm preenchidos.
Escolha o arquivo, ou tire fotos. Várias fotos formam um documento só, na ordem em que foram tiradas — é como se envia uma nota de duas páginas.
Confira o tipo de documento e o mês de referência, e marque a confirmação. O envio não sai sem ela.
Clique em Enviar.

Como saber que deu certo: a tela mostra Conferindo enquanto o arquivo passa pela verificação de segurança e, em seguida, o comprovante: o que foi enviado, por quem, e quando a contabilidade recebeu. O comprovante fica na tela e no histórico do documento.

Enquanto o arquivo está sendo conferido, só você o vê em “Seus documentos”, marcado Conferindo. Se a conferência demorar mais que o normal, a tela avisa e o documento aparece assim que terminar.

Abrir, baixar e aceitar

Abrir mostra o documento no navegador; Baixar salva o arquivo. Os dois ficam registrados no comprovante.
Alguns documentos pedem o seu aceite: eles aparecem em O que falta aceitar. Abrir não é aceitar: o aceite é um botão à parte, e fica no comprovante com a hora. Só o gestor da empresa aceita.

O que a tela não faz

Não existe “marcar como recebido” nem “confirmar leitura”. O registro nasce do próprio ato: abrir, baixar e enviar já deixam o comprovante. Um botão de confirmar seria uma promessa que ninguém consegue conferir.
Não se apaga nem se troca documento enviado. Se mandou errado, envie o certo e avise a contabilidade.
Não aparece documento que a contabilidade não publicou para você. O operacional não vê folha e financeiro que foram publicados só para o gestor.

Mensagens que podem aparecer

Mensagem	O que fazer
Confirme o tipo de documento e o mês antes de enviar.	Marque a confirmação depois de conferir os dois
O arquivo … não chegou. Confira a sua conexão e envie de novo.	A internet caiu no meio do envio; envie outra vez
O arquivo não passou na verificação de segurança e foi descartado. Envie de novo; se continuar, fale com a contabilidade.	Gere o arquivo de novo e reenvie
Este documento já foi aceito.	Nada a fazer: o aceite desta versão já está registrado

Parte 4 — “Drive Pessoal”, no escritório

Como chegar: menu Documentos › Drive Pessoal.

No topo, a barra mostra quanto espaço você usa, como “412 MB de 1 GB”. A partir de 90% ela fica amarela e avisa que a área está quase cheia. Logo abaixo fica o lembrete que vale sempre: documento de cliente e do escritório vai para o drive. Aqui ninguém mais vê, e o que você exclui some em 30 dias.

Botão	O que faz
Lista / Grade	As duas formas de ver a mesma pasta. A grade funciona pelo teclado: setas andam, Enter abre, espaço seleciona
Nova pasta	Cria uma pasta onde você está. Não pode haver duas com o mesmo nome no mesmo lugar
Enviar arquivo	Envia um ou vários arquivos para a pasta aberta. Qualquer tipo de arquivo, até 50 MB cada
Renomear, Mover…, Substituir	Valem na hora. Substituir troca o conteúdo; o conteúdo anterior vai para a lixeira
Excluir	Manda para a lixeira. Excluir uma pasta manda para a lixeira tudo o que estava nela
Lixeira	O que foi excluído, com o prazo que resta (“Some em 12 dias”), Restaurar e Apagar de vez

Passo a passo: guardar um arquivo

Abra a pasta (dois cliques, ou Enter na grade), ou fique na raiz.
Clique em Enviar arquivo e escolha.
O arquivo aparece como Conferindo enquanto passa pelo antivírus, e em seguida fica disponível.

Como abrir: PDF e imagem abrem no navegador; os outros tipos só se baixam, por segurança.

O que a tela não faz

Ninguém mais vê os seus arquivos, nem o administrador. O administrador vê só quanto espaço você usa, e nunca um nome de arquivo ou de pasta.
O que sai da lixeira não volta. Passados 30 dias, ou depois de Apagar de vez, o arquivo é destruído.
Restaurado de uma pasta que não existe mais, o arquivo volta para a raiz.
Os seus arquivos não aparecem no drive, na busca do drive nem no portal do cliente.

Mensagens que podem aparecer

Mensagem	O que fazer
Restam 44 MB na sua área.	O arquivo não cabe. Exclua o que não precisa mais: o que está na lixeira não conta. Se a cota não bastar, fale com o administrador
Já existe uma pasta com esse nome aqui.	Escolha outro nome
Uma pasta não entra em si mesma nem numa pasta de dentro dela.	Escolha outro destino
Este tipo de arquivo não abre no navegador.	Use Baixar
O antivírus bloqueou este conteúdo, e ele foi destruído.	O arquivo foi recusado. Confira a origem dele antes de tentar de novo

Parte 5 — “Espaço da equipe”, para o administrador

Como chegar: Configurações › Espaço da equipe.

A tela mostra cada pessoa da equipe com o espaço usado, a quantidade de arquivos e a cota — nunca os nomes. A cota começa em 1 GB e se altera clicando nela; vale na hora e fica registrada. Reduzir a cota de alguém abaixo do que a pessoa já usa não apaga nada: só impede novos envios até ela liberar espaço.

Quando o acesso de alguém é desativado, a linha dessa pessoa ganha Exportar (um pacote com as pastas e os arquivos dela) e Apagar (tudo some). Os dois ficam registrados na trilha, com quem fez, quando, de quem era a área, quantos arquivos e quantos bytes. Enquanto a pessoa está na equipe, esses botões não existem.