Clientes e Carteiras

Funcionalidade	Cadastro de empresas clientes, filiais e estabelecimentos, histórico tributário e divisão da carteira de clientes entre a equipe
Para quem	Escritório contábil
Precisa de qual acesso	Ver empresas: qualquer profissional do escritório — quem trabalha por carteira vê só as empresas das suas carteiras. Alterar dados e registrar mudança de regime, porte ou empregados: administradores, contador responsável e o analista da carteira. Cadastrar e encerrar clientes, corrigir a linha do tempo e gerenciar carteiras: administradores e contador responsável. Ver a lista de carteiras: administradores, contador responsável e auditor
Atualizado em	2026-09-20

Para que serve

Organizar de forma estruturada a base de clientes do escritório e determinar quem na equipe atende cada empresa. A funcionalidade é composta por dois pilares integrados:

1. Cadastro e Ficha Cadastral de Clientes:
   • Registra a matriz e todas as filiais (unidades) de cada empresa.
   • Guarda o histórico temporal de tributação (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real), porte e quadro de empregados.
   • Contexto por Competência: A tela apresenta os dados da empresa de acordo com a competência escolhida no campo Competência, logo acima da lista (ele abre no mês corrente), permitindo consultar períodos passados sem risco de distorção por alterações contratuais recentes. Esse campo é da tela de empresas, e não acompanha o mês escolhido no cabeçalho do sistema.
2. Carteiras de Clientes:
   • Mecanismo de distribuição de clientes entre os colaboradores do escritório (ex: Fiscal — Norte, Pessoal — Sul).
   • Segurança e Escopo de Acesso: A carteira define quais clientes um analista ou assistente enxerga na sua rotina. Incluir uma empresa em uma carteira concede acesso imediato aos profissionais vinculados; retirar encerra o alcance instantaneamente.

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1. Tela: Clientes

Como chegar: Acesse o menu lateral Cadastros › Clientes (rota /cadastros/empresas).

[!NOTE] Esta tela se chamava Empresas & Estabelecimentos até 20/09/2026. O endereço não mudou, e nada do que estava cadastrado mudou de lugar. Em Financeiro, o item que se chamava Clientes & Contratos passou a se chamar Contratos & Honorários, para não haver dois “Clientes” no menu: aqui é quem o cliente é; lá, quanto ele paga.

A tela inicial exibe a relação de todos os clientes atendidos pelo escritório no mês contábil de referência:

O que a tabela mostra

Coluna	O que significa na operação
Razão social / Nome fantasia	Nome empresarial registrado na Receita Federal, com o nome fantasia logo abaixo para identificação rápida
CNPJ da matriz	Número do CNPJ formatado da unidade principal
Regime em MM/AAAA	Tipo de tributação que vigorava na competência escolhida no campo Competência da tela
Unidades	Quantidade total de estabelecimentos ativos vinculados (matriz + filiais)
Situação	Em integração (cadastro inicial em preenchimento), Ativa (operando normalmente) ou Encerrada
Ações	Botão Abrir ficha para carregar os detalhes completos da empresa

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2. Cadastrar Nova Empresa

Para iniciar o cadastro de um novo cliente contábil, clique no botão Cadastrar cliente no canto superior direito. Você não precisa digitar quase nada: o botão Buscar dados, ao lado do CNPJ, traz o que a Receita Federal já publicou.

Passo a passo: Cadastrar cliente novo

1. Clique em Cadastrar cliente.
2. No campo CNPJ da matriz, informe o CNPJ da unidade principal, com ou sem máscara. O sistema valida os dígitos verificadores e confere se a raiz já pertence a outro cliente.
3. Clique em Buscar dados. O sistema consulta o que a Receita Federal já publicou daquele CNPJ e preenche sozinho a razão social, o nome fantasia, a natureza jurídica, o CNAE principal, a data de início de atividade e o endereço completo com município e UF.
4. Confira tudo e ajuste o que precisar. Nenhum campo fica travado: o que vale é o que você confirmar (ver o aviso abaixo).
5. Preencha à mão a Inscrição estadual e a Inscrição municipal. Essas duas não existem na consulta pública, e o sistema avisa isso na própria tela.
6. Clique em Cadastrar. A empresa nasce com a situação Em integração.
7. Se a Receita informar que a empresa é optante do Simples ou MEI, a tela já abre a caixa de registrar o regime com esse valor e a data da opção preenchidos. Confira e confirme — o regime nunca entra sozinho.

O que a consulta traz, e o que ela não traz

Vem preenchido	Continua na sua mão
Razão social, nome fantasia, natureza jurídica, CNAE principal	Inscrição estadual e inscrição municipal
Data de início de atividade	A carteira a que o cliente vai pertencer
Endereço: logradouro, número, complemento, bairro, CEP, município e UF	O regime tributário, que você confirma na vigência

Ao lado do formulário, a consulta ainda mostra três coisas só para conferência, que não vão para o cadastro: a situação do CNPJ na Receita, o porte e a lista de sócios publicada.

[!WARNING] A consulta sugere; quem cadastra confirma. Os dados abertos da Receita são publicados em lote, e não em tempo real: um cliente que mudou de endereço na semana passada ainda aparece no endereço antigo. Por isso nada é gravado sem você confirmar. Pela mesma razão, a consulta pode não conhecer um CNPJ inscrito há poucos dias — quando isso acontece, a tela avisa e o cadastro segue à mão, normalmente.

[!NOTE] Dois avisos que a tela dá, e que não são recusa. Se o CNPJ informado for de filial, a tela avisa: a empresa nasce com a matriz, e as filiais entram depois, na ficha. Se o CNPJ estiver baixado, inapto, suspenso ou nulo na Receita, a tela informa a situação e a data. Nos dois casos o cadastro continua permitido — o escritório às vezes precisa cadastrar uma empresa baixada para tratar do passado dela.

[!NOTE] Por que o regime não entra no cadastro inicial? A empresa é cadastrada inicialmente como Em integração. O enquadramento tributário (Simples, Presumido, Real) é registrado posteriormente na ficha com a competência inicial em que começou a vigorar, preservando o histórico retroativo real da empresa.

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3. Ficha Cadastral do Cliente

Ao clicar no botão Abrir ficha em qualquer linha da listagem, o painel inferior carrega a ficha completa e detalhada da empresa selecionada:

Seções da Ficha:

1. Cabeçalho da Empresa:
   • Razão social, raiz de 8 dígitos do CNPJ, data de início de atividade e etiqueta de situação (Em integração, Ativa, etc.).
   • Botão Encerrar (para marcar encerramento de vínculo contratual com o escritório) e Fechar ficha.
2. Perfil em MM/AAAA:
   • Apresenta o regime tributário, porte e situação de empregados vigentes na competência escolhida no campo Competência da lista.
3. Unidades (Estabelecimentos):
   • Relação de matriz e filiais, indicando CNPJ completo, município, UF e inscrições estaduais/municipais.
4. Linha do Tempo do Perfil:
   • Histórico cronológico das alterações de regime tributário, porte e empregados, com botões para registrar novas vigências contratuais e, em cada linha, o botão Corrigir para quando o que foi registrado estava errado (seção 5).
5. Carteiras:
   • Exibe as carteiras a que esta empresa pertence atualmente e o responsável por cada uma.
6. Histórico do Cadastro:
   • Toda alteração dos dados da empresa e toda correção da linha do tempo, com o que era, o que ficou, quem mudou, quando e por quê (seção 6).

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4. Gestão de Carteiras da Empresa na Ficha

Dentro da ficha do cliente, a seção Carteiras permite controlar a responsabilidade pelo atendimento da empresa:

• Incluir em carteira: Associa a empresa a uma nova carteira (por exemplo, atribuindo o cliente à carteira de Folha de Pagamento além da carteira Fiscal).
• Mover: Transfere a empresa diretamente de uma carteira para outra em um único passo (ideal para redistribuição de carga de trabalho ou substituição de analistas).
• Retirar: Remove o vínculo com aquela carteira específica.

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5. Corrigir a linha do tempo

Registrar e corrigir são coisas diferentes, e a ficha tem um botão para cada.

• Registrar regime (ou porte, ou empregados) é para uma mudança que aconteceu: a empresa era do Simples e passou ao Lucro Presumido em janeiro. A vigência anterior termina sozinha no mês anterior ao da nova.
• Corrigir é para quando o que foi registrado estava errado: a mudança para o Presumido foi em maio de 2026, e não em janeiro de 2027 como alguém anotou na integração do cliente.

Passo a passo: corrigir uma vigência registrada errado

1. Abra a ficha do cliente e, na Linha do Tempo do Perfil, clique em Corrigir na linha que está errada.
2. A janela mostra como a vigência está hoje. Escolha o valor correto, a competência em que ela começa de fato, ou os dois.
3. Escreva o motivo. Ele é obrigatório: é o que alguém vai ler daqui a um ano para entender por que o passado mudou.
4. Clique em Corrigir.

Como saber que deu certo: a janela fecha e aparece o aviso verde dizendo quantas competências foram afetadas e quais. Na linha do tempo, a vigência anterior já termina no mês anterior ao da corrigida, e a correção aparece no Histórico do Cadastro da ficha.

O que as competências afetadas querem dizer

São os meses em que o regime (ou o porte, ou os empregados) mudou por causa da correção. No exemplo, de maio a dezembro de 2026 a empresa deixou de constar como Simples Nacional e passou a constar como Lucro Presumido.

O cadastro não altera nada do que já foi apurado, transmitido ou fechado nesses meses. Ele avisa quais são, para que o escritório revise cada um no módulo que usa o regime: é lá que se decide se cabe retificar.

O que a correção não faz, e por quê

• Não apaga vigência. Se a correção faria uma vigência desaparecer inteira — por exemplo, fazer o Simples começar depois do início do Presumido —, ela é recusada. Nada do histórico tributário de um cliente se apaga. Corrija primeiro a vigência que deve ficar no lugar, e depois a outra.
• Não deixa mês sem regime. Toda competência desde o início de atividade precisa ter exatamente um valor. Se a correção abriria um buraco que não existia, ela é recusada.
• Não começa antes do início de atividade da empresa.

Quando dá errado

A mensagem diz	O que aconteceu	O que fazer
Correção de vigência precisa de motivo.	O campo de motivo ficou em branco	Escreva por que o registro estava errado
A correção eliminaria a vigência que começa em MM/AAAA.	A data escolhida passa por cima de outra vigência inteira	Corrija primeiro a outra vigência, e depois esta
A correção deixaria o histórico com lacuna em MM/AAAA.	Algum mês ficaria sem regime, porte ou empregados	Escolha uma competência que mantenha os meses cobertos, ou corrija também a vigência vizinha
A vigência começaria antes do início de atividade (MM/AAAA).	A competência escolhida é anterior à abertura da empresa	Escolha uma competência a partir do início de atividade
A correção não muda nada.	O valor e a competência são os mesmos de antes	Altere o valor, a competência, ou os dois

Quem pode corrigir: administradores e contador responsável. O analista registra a mudança que aconteceu, mas não corrige o que já valeu — para ele, o botão Corrigir nem aparece. Corrigir mexe em meses que podem já ter sido apurados, e por isso é decisão de quem responde tecnicamente pelo cliente.

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6. Histórico do cadastro

No fim da ficha, o Histórico do Cadastro mostra, da mais recente para a mais antiga, cada mudança feita no cadastro do cliente:

• Alteração dos dados: razão social, nome fantasia, natureza jurídica ou atividade, com o que estava escrito antes e o que ficou. Só aparecem os campos que mudaram.
• Correção de vigência: a linha do tempo inteira antes e depois da correção, o motivo e as competências afetadas.

Cada entrada diz quem fez e quando. O texto riscado é o que era; o que vem depois da seta é o que ficou.

O que o histórico não faz, e por quê

• Não se edita nem se apaga. É o registro de como o cadastro chegou ao que é hoje. Se uma correção foi feita errado, faz-se outra correção — e as duas ficam no histórico.
• Não mostra o registro de mudanças normais de regime. Registrar o Presumido a partir de janeiro não é correção, é a vida da empresa: isso aparece na própria linha do tempo, e não no histórico.

Perguntas que aparecem

Corrigi o regime de meses que já foram apurados. O que acontece com as guias?

Nada automaticamente. O aviso e o histórico dizem quais meses mudaram; a revisão e uma eventual retificação são feitas pelo escritório em cada um deles.

Registrei uma mudança de regime com a data errada. Uso Registrar de novo ou Corrigir?

Corrigir. Registrar de novo na mesma competência é recusado, e registrar em outra criaria uma terceira vigência que não existiu.

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7. Tela: Carteiras do Escritório

Como chegar: Acesse o menu lateral Cadastros › Carteiras (rota /cadastros/carteiras).

Esta tela é o centro de comando onde o escritório cria suas unidades de distribuição de trabalho e acompanha a alocação de empresas:

O que a tabela mostra

• Carteira: Nome definido pelo escritório (ex: Fiscal — Norte, Fiscal — Sul).
• Responsável: Colaborador que responde formalmente pela carteira perante o escritório.
• Empresas: Quantidade total de clientes contábeis atualmente alocados naquela carteira.
• Concessões: Quantidade de analistas e assistentes autorizados a operar sobre os clientes dessa carteira.
• Ações: Botões Editar (para alterar o nome ou responsável) e Excluir.

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8. Criar ou Editar Carteira

Clique no botão Nova carteira no topo da tela de carteiras:

Passo a passo: Criar carteira

1. No campo Nome, digite a denominação da carteira (ex: Tributário — Comércio, Folha — Serviços).
2. No seletor Responsável, selecione o profissional que coordenará o atendimento daquela carteira.
3. Clique em Salvar. A carteira fica disponível imediatamente para receber empresas e ser vinculada aos analistas na tela de Usuários & Permissões.

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O que a tela não faz, e por quê

• Não é possível apagar o cadastro de uma empresa: Uma empresa que deixou de ser cliente tem seu vínculo marcado como Encerrada, registrando o mês de saída. A obrigação legal de guarda de documentos contábeis e fiscais (Art. 7 e 8 da Constituição) perdura por no mínimo 5 anos, exigindo a preservação intacta de todo o histórico.
• Não é possível duplicar CNPJ de matriz: O sistema impede que o mesmo CNPJ base seja cadastrado mais de uma vez dentro do mesmo escritório contábil.
• Filiais devem ter a mesma raiz: Ao cadastrar um novo estabelecimento filial em uma empresa existente, os primeiros 8 dígitos do CNPJ devem coincidir rigorosamente com a matriz.